随着大数据时代的到来,高职档案信息化建设已然发展到一个全新的历史阶段,但随着档案信息化进程的持续加快,如何保障档案数据信息安全成为一个重要课题。针对大数据时代高职档案信息安全管理现状审视,提出有针对性的实践对策,为提高高职档案管理综合水平建言献策。

近年来,大数据技术已占据了全球信息技术发展的核心地位,并催生了一个全新的时代——大数据时代。随着大数据时代的到来,如何利用新技术创新档案工作一直是研究者和管理者的使命。尤其对于高职档案信息安全领域而言,新环境下的信息安全虽延续了以往的历史逻辑,但也形成了一些新特点,因此,亟需利用大数据量化分析优势,探索高职档案信息安全管理的新思路。

一、大数据时代高职档案信息安全管理现状审视

(一)安全意识薄弱,技术能力不强

大数据时代的到来对高职档案信息安全管理工作提出了更高的要求,要求档案管理者兼具安全意识与大数据思维,能够利用技术优势提升档案信息安全管理效率。然而,由于国内网络技术起步晚,信息安全技术不成熟,因而很多管理人员缺乏足够的安全意识,加上大数据思维薄弱、管理技术能力不强,极大地影响了档案信息安全管理质量及效率。

(二)安全风险增加,监管体系不善

大数据背景下,高职档案信息无论是链路层、网络层,还是物理层、传输层均面临着一系列非传统信息安全问题,如链路层元数据非法删除或恶意篡改、网络层黑客攻击、物理层高温高湿等因素对档案存储介质的破坏、传输层密钥等级低所带来的安全风险等,这反映了新时代高职档案信息安全风险增加,而高职既有一档案数据平台为依托的数据库具有开放性,由于监管体系不善,导致数据存在泄露风险。

(三)技术支持浅表,管理机制落后

   目前,很多高职档案信息安全管理工作仍停留在以纸质文件建档与存档管理模式,尚未引入虚拟化、云计算、并行计算及数据挖掘等大数据技术领域,这导致技术支持浅表化,无法充分发挥档案的凭证价值与情报价值。加上很多院校尚未依循大数据特点对档案信息安全管理工作新思想、新技术与新架构设计并制定全新的制度机制,这使得档案工作无法实现真正意义上的严格规范,难以对档案信息安全管理工作的安排与衔接进行高效的监督与约束。

二、大数据时代高职档案信息安全管理实践对策

(一)提高认识,强化管理队伍建设

为了提高高职档案信息安全管理,首先要在思想上提升安全意识,将档案信息安全管理置于高职档案事业发展的全局高度,既要大力宣传近年来相关领域的失泄密事故,普及档案信息安全管理知识,使管理人员时刻牢记“安全无小事”,又要定期组织其参与档案专业知识与大数据技术培训,使之牢固树立大数据思维与全生命周期理念,并掌握档案信息安全领域的技术应用。

此外,为了提升高职档案信息安全管理水平,管理队伍的专业化发展至关重要。在招聘和引进人才方面,应该积极寻找兼具大数据技术能力与档案专业知识背景的优秀复合型人才。这样的复合型人才能够更好地理解和应用大数据技术,将其融入到档案信息管理中,从而提升档案管理效率和安全性。

同时,对于现有的管理队伍,应该进行定期的培训和学习,提高他们的技术水平和专业素养。例如,数字化时代要求广高职档案管理着熟练掌握各种数字化工具和软件,实现答案信息安全的数字化管理。通过定期的培训和学习,高职院校档案管理者可以不断提高自己的技术水平和专业素养这不仅有助于提高组织的绩效和竞争力,还可以为个人职业发展打下坚实的基础。同时也可以保证管理队伍具备最新的知识和技能,能够应对日益复杂和多样化的档案信息安全管理挑战。

另外,还需要建立一套有效的激励机制,激发管理人员的工作积极性和创新精神。这包括提供良好的职业发展机会、合理的薪酬待遇以及奖励对档案信息安全管理做出突出贡献的员工等。

(二)把握重点,搭建安全监管平台

针对档案工作重点环节存在的安全风险,既要全面考虑温度、湿度、水、火、磁等一切可能影响档案信息实体的危险因素,通过购置恒温恒湿机、添置防磁柜等,确保档案实体安全性,又要通过安装防火墙、购买正版档案管理软件、增设身份认证等技术,筑牢安全防护网,防火墙可以过滤掉不必要的网络流量,防止外部攻击;购买正版档案管理软件可以帮助高职院校更好地管理档案,防止未经授权的访问和篡改。增设身份认证技术也可以进一步提高系统的安全性,只有经过身份验证的用户才能访问敏感信息。除此之外,还要加快档案分类、分时段的数据备份,推进档案管理数据库及机房建设等,做好内容及网络安全防护工作。此外,高职要加快推进档案信息安全监管平台的建设,这是一个重要的步骤,旨在提高档案信息的安全性和管理效率。该平台的建设将为档案信息管理提供全面的技术支持,包括档案信息入库质检、数据监测与核查、资源共享与利用等方面。

在档案信息入库质检方面,平台可以提供自动化的质量检测流程,对入库的档案信息进行全面检查,以确保其完整性、准确性和规范性。这样可以有效避免因为人为疏忽或操作错误导致的档案信息质量问题,减少数据泄露和安全风险。

在数据监测与核查方面,平台可以实时监控档案信息的变动情况,并对其进行定期或不定期的抽查和核验。通过这种自动化的监管方式,可以及时发现异常操作和数据异常,从而采取相应的措施进行干预和处理,防止数据被篡改或滥用。

在资源共享与利用方面,平台可以提供安全可靠的资源共享机制,方便不同部门和用户之间的档案信息共享和利用。同时,平台还可以对共享的资源进行权限控制和访问限制,确保只有具备相应权限的用户才能访问和操作相关的档案信息,保障档案信息的安全性和隐私性。

(三)技术赋能,健全安全管理制度

档案工作的核心在“用”,因此,高职要加快推进大数据技术与档案工作各环节的深度嵌合,利用轨迹研判、信息关联等技术手段,对档案大数据进行自动汇总、统计分析,开展档案信息安全风险的精准筛查、趋势分析和爆发预警,并为安全管理方案的设计与制定提供数据支持。此外,要根据大数据时代对档案信息安全管理的新要求、新标准,加快完善涵盖档案管理全过程的安全管理制度体系。这包括制定档案信息安全管理技术标准、管理细则等,以确保档案管理工作各环节的信息安全。首先,从档案信息收集与整理环节的安全管理制度方面来看,需要明确收集和整理档案信息的过程中的安全要求和操作规范,确保档案信息的准确性和完整性,避免信息泄露或遗失。其次,从档案信息存储与备份环节的安全管理制度来看,需要规定档案信息的存储和备份方式,确保档案信息的安全性和可恢复性,防止数据丢失或损坏。在此,从档案信息利用与共享环节的安全管理制度,需要明确档案信息的利用和共享权限,确保只有具备相应权限的用户才能访问和操作相关的档案信息,防止信息泄露或滥用。最后,从档案信息保密与销毁环节的安全管理制度来说,需要规定档案信息的保密和销毁要求,确保涉密档案信息的保密性和安全性,对于需要销毁的档案信息进行彻底销毁,防止信息泄露。

大数据时代的高职档案信息安全管理是基于这一目的的超前考虑,而非事后补救。为了适应大数据时代要求,高职档案管理者要紧跟时代潮流,持续更新理念认知,充分认识到档案大数据的价值,并能够利用技术手段将这些具有较高价值、饱含历史意义的数据进行实时成功抓取与专业化处理,通过全面革新档案信息的收集、管理与利用等各个环节,主动地提供高职档案数据信息的安全保障。( 烟台职业学院组织人事处  山东烟台  李海霞 )

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